ฟิิลด์

ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระทีสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้ สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ

          - ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข

          - ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร

          - ฟิลด์อักขระ (character field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า

       ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น

 การสร้าง และกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของฟิลด์

                การสร้างตารางด้วยการสร้างฟิลด์แต่ละฟิลด์ในตารางขึ้นมาในมุมมอง Table Design โดยจะใส่ชื่อฟิลด์และกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของฟิลด์ คือ ชนิดของข้อมูล (Data Type) และขนาดของฟิลด์ (Field Size) การกำหนดคุณสมบัติต่างๆ เหล่านี้ เพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ต่อไปนี้

-          เพื่อให้มีประสิทธิภาพในกาทำงานมากสุด ทั่งด้านเนื้อที่ที่ใช้ในการเก็บข้อมูล และความเร็วในการทำงานกับข้อมูล เช่น ข้อมูลชนิดข้อความ โดยทั่วไปจะเสียเนื้อที่ในการเก็บมากกว่าข้อมูลชนิดตัวเลข และเลขจำนวนเต็มจะใช้เวลาในการคำนวณน้อยกว่าเลขทศนิยมเป็น

-          เพื่อให้ตรงกับจุดประสงค์ในการใช้ข้อมูล เช่น ฟิลด์ราคาสินค้าจะต้องเป็นข้อมูลชนิดตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณได้ ไม่ใช่ใช้ข้อมูลชนิดข้อความมาเก็บ ซึ่งนอกจากคำนวณไม่ได้แล้ว ยังสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการเก็บข้อมูลอีกด้วย

ตารางแสดงรายละเอียดของชนิดข้อมูล (Data Type) ที่มีใน Access

ชนิดของข้อมูล	คำอธิบาย
Text	เป็นข้อความที่เก็บตัวอักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว จำนวนตัวอักขระที่สามารถเก็บได้สูงสุด จะต้องกำหนดในคุณสมบัติ Field Size (จะกล่าวถึงหัวข้อต่อไป) ชนิดข้อมูลนี้ใช้เก็บค่าของฟิลด์ชื่อสินค้าได้
Memo	เป็นข้อความที่เก็บตัวอักขระได้สูงสุดถึง 65.35 ตัว ส่วนใหญ่ใช้เก็บข้อความที่มีความยาวมากๆ
Number	เป็นข้อมูลชนิดที่ใช้เก็บค่าตัวเลขที่สามารถกำหนดให้เป็นเลขจำนวนเต็ม หรือเลขทศนิยมก็ได้ โดยจะกำหนดในคุณสมบัติ Field Size
Date/Time	เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้เก็บเวลา และวันที่
Currency	เป็นชนิดข้อมูลทศนิยมที่มีตำแหน่งหลังจุดทศนิยม 4 ตำแหน่งเสมอ จึงเหมาะที่จะใช้เก็บค่าเงินที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำ
AutoNumber	เป็นข้อมูลชนิดตัวเลขที่จะกำหนดค่าให้อัตโนมัติ สำหรับแต่ละเรคอร์ดที่เพิ่มเข้าไปในตารางอาจจะโดยการเพิ่มค่า หรือสุ่มเอาแล้วแต่คุณสมบัติ New Values  ชนิดข้อมูลนี้เหมาะสำหรับสร้างฟิลด์ที่เป็นคีย์หลัก
Yes/No	เป็นข้อมูลชนิดบูลีน ที่มีเพียงค่าใดค่าหนึ่งเท่านั้นในค่า 2 ค่า เราสามารถกำหนดรูปแบบในการแสดงผลเป็น  True/False, Yes/No หรือ On/Off ก็ได้
OLE Object	เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้เก็บออบเจ็กต์ เช่น รูปภาพ เสียง หรือออบเจ็กต์ที่สร้างจากโปรแกรมที่สนับสนุน OLE ก็ได้ เป็นต้น
Hyperlink	เป็นชนิดของข้อมูลที่เก็บที่อยู่ของไฟล์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต

นอกจากการกำหนดชนิดของข้อมูลที่เหมาะสม ให้กับฟิลด์แล้ว เรายังจะต้องกำหนดคุณสมบัติเพิ่มเติมบางอย่างให้กับฟิลด์ ซึ่งมีคุณสมบัติที่เราจะกล่าวถึง คือ คุณสมบัติ Field Size ที่ใช้กำหนดขนาดของฟิลด์ ซึ่งคุณสมบัติจะอยู่ในส่วนที่ 2 (ที่เราเรียนว่า Field Properties ซึ่งอยู่ในหัวข้อส่วนประกอบต่างๆ ในมุมมอง Table Design ) คุณสมบัตินี้จะมีกับข้อมูลชนิด Text  และ Numberเท่านั้น สำหรับข้อมูลชนิด Text จะเป็นการกำหนดจำนวนตัวอักขระที่สามารถเก็บได้สูงสุด ส่วนข้อมูลชนิด Number  จะให้เราเลือกชนิดข้อมูลย่อยซึ่งมีรายละเอียด ดังตารางต่อไปนี้

ตารางแสดงรายละเอียดคุณสมบัติ Field Size ของฟิลด์ที่มีชนิดข้อมูลเป็น   Number

ชนิดข้อมูลย่อย	รายละเอียด
Byte	เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ 0 -255
Integer	เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ – 32,768 ถึง +32,767
Long Integer	เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -2,147,483,648 ถึง + 2,147,483,647
Single	เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ – 3.4 x 1038 ถึง -1.4x 10  สำหรับจำนวนลบ และ 3.4 x 10 สำหรับจำนวนบวก
Double	เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -1.797 x 10 ถึง -4.94 x 10 สำหรับจำนวนลบ และ 1.797 x 10 ถึง 4.94 x 10 สำหรับจำนวนบวก
Replication ID	เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้ในเรื่อง Replication
Decimal	เป็นเลขที่มีค่าตั้งแต่ -10 -1 ถึง 10 -1

การเลือกชนิดของข้อมูลและขนาดเป็นสิ่งจำเป็น ขอให้เราเลือกให้เหมาะสมกับข้อมูลจริงที่เราจะใช้เก็บโดยใช้ตารางรายละเอียดของข้อมูลชนิดต่างๆ ที่ผ่านมาแล้วช่วยในการตัดสินใจ

ขั้นตอนการสร้างฟิลด์แบบพื้นฐาน

                การสร้างฟิลด์แบบพื้นฐานในหัวข้อนี้ จะเป็นการกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของฟิลด์ ที่เราอธิบายมาแล้ในข้างต้น ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. จากหน้าต่าง Table Design ให้ใส่ชื่อฟิลด์ในคอลัมน์ Field Name ใน Table Design Grid

2. เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมจากคอลัมน์ Data Type Table ใน  Design Grid

3. ใส่ข้อความอธิบายเพิ่มเติมได้ในคอลัมน์ Description ใน  Table Design Grid

4. กำหนดคุณสมบัติ Field Size  ให้กับฟิลด์ที่มีชนิดข้อมูลเป็น Text หรือ Number ในส่วน Field Properties

การใส่ข้อมูลในตาราง

เราจะสามารถสร้างตารางและกำหนดคุณสมบัติเบื้องต้นของฟิลด์ได้จากหัวข้อที่ผ่านมา และในหัวข้อนี้ เราจะมาลองป้อนข้อมูลลงตารางที่เราสร้างขึ้นมาในการใส่ข้อมูลในตารางที่สร้างนี้ เราจะทำในมุมมอง Table Datasheet ที่เป็นมุมมองที่เราจะใช้ในการทำงานกับข้อมูลในตารางได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลในตาราง เป็นต้น ซึ่งเราจะกล่าวถึงการใช้งานมุมมอง  Table Datasheet เบื้องต้นกันในบทนี้เพื่อให้เรารู้ว่าใน Access จะเก็บข้อมูลของเราในตารางอย่างไร ส่วนในบทต่อๆ ไปจะเป็นการใช้งานในมุมมองนี้อย่างละเอียด

การเข้าสู่มุมมอง Table Datasheet

การเข้าสู่มุมมอง Datasheet ให้เราทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.       จากหน้าต่าง Datasheet ให้เราเลือกตารางที่จะเข้ามุมมอง Table Datasheet เสร็จแล้วClick mouse ปุ่ม Open

2.       จะปรากฏมุมมอง Table Datasheet ขึ้นมา

การเพิ่มเรคอร์ดลงในตาราง

การเพิ่มเรคอร์ดลงในตาราง ให้กดปุ่มลูกศรซ้ายขวาเลื่อนไปมาระหว่างฟิลด์ต่างๆ ในเรคอร์ดปัจจุบันและพิมพ์ข้อมูลลงไป ถ้าต้องการไปยังเรคอร์อื่นให้เลื่อนปุ่มลูกศรขึ้น –ลงเพื่อไปมาระหว่างเรคอร์ดดังรูป

การแก้ไข เลือก ลบและเพิ่มเรคอร์ดลงในตาราง

1.       แก้ไขเรคอร์ดโดยเลื่อนไปเรคอร์ด และฟิลด์ที่ต้องการแล้วพิมพ์ค่าใหม่ลงไป

2.       เลือกเรคอร์ดโดย Click mouse ที่ปุ่ม Record Selector ที่อยู่ข้างหน้าเรคอร์ดนั้น โดยสามารถเลือกได้ครั้งละหลายเรคอร์ด เมื่อเลือกแล้วเรคอร์ดนั้นจะเป็นสีดำทั้งแถว

3.       ถ้าต้องการลงเรคอร์ดที่เลือกไว้จากข้อ 2 ให้ Click mouse เมนู Edit>Delete Record แล้วจะปรากฏไออะล็อกซ์ถามยืนยันการลบให้ Click mouse ปุ่ม Yes  เรคอร์ดที่เลือกไว้จะหายไป

4.       การเพิ่มเรคอร์ดใหม่ ให้ Click mouse เมนู Insert>New Record แล้วเคอร์เซอร์เมาส์จะไปยังตำแหน่งที่ให้เราเพ่มเรคอร์ดใหม่ลงไป